Spelregels voor samenwerking met IntoTheMirror

(ook wel: Algemene Voorwaarden)

Leuk, we gaan (hopelijk) zaken doen met elkaar! Hierbij wat spelregels waarlangs we met je willen samenwerken. In dit geval gaat het vooral om onze workshops. Of je wilt gebruik maken van onze andere expertise op het gebied van (serious) gaming en huurt ons in voor een bepaalde tijd (uren of dagdelen). Als we een ervaring voor je gaan ontwikkelen, dan gelden daar andere spelregels voor (Algemene Voorwaarden voor ontwerpen).

Vraag & Aanbod

Je hebt een vraag voor ons. Daar proberen in de vorm van een aanbod een antwoord op te geven. Dat doen we in een offerte. We geven je in de beschrijving een algemeen beeld. In het financieel overzicht staan de harde feiten: wat ga je krijgen tegen welke prijs in euro (en de BTW). Het aanbod is vrijblijvend en is 14 dagen geldig. Als je in die periode niks laat weten, dan stopt het aanbod automatisch.

Ja, ik wil...

Als je gebruik wilt maken van dit aanbod, laat het ons per mail weten. Mondeling mag ook, maar we willen heel graag een bevestiging op (digitaal) papier. Die mail vormt de overeenkomst tussen jou en ons. Het aantal deelnemers dat je dan aangeeft, is het uitgangspunt voor wijzigingen of annuleringen. Ook de locatie, datum en het tijdstip zijn belangrijke afspraken die we op dat moment vastleggen.

Dingen gaan aan jouw kant net iets anders...

Dat kan gebeuren. Als je de datum wilt aanpassen, dan kost je dat geld als er annuleringsvoorwaarden van derden op van toepassing zijn. Kom je met minder deelnemers en de prijs is per deelnemer? Tot 1 week voor aanvang mag je 10% (naar boven afgerond) van het bij de overeenkomst doorgegeven aantal gratis annuleren.

Kom je met nog minder deelnemers? Dan betaal je een stukje van hun deelnameprijs: 50% tot 1 week voor aanvang, daarna 100%. O ja, we hanteren een  minimum spelprijs voor onze workshops; die betaal je altijd.

Wie = Wie?

En voor de duidelijkheid: als je voor een groep de overeenkomst aangaat, dan doen we dat met jou persoonlijk of de juridische organisatie namens wie jij dat doet. Wij zijn IntoTheMirror. We komen uit Maarn en de Kamer van Koophandel kent ons bij ons nummer: 66061644.

Nee, ik wil echt niet...

Besluit je om welke reden dan ook, af te zien van ons aanbod na akkoord op de overeenkomst, dan betaal je 50% van de spelprijs en de eventuele annuleringskosten van derden tot 1 week voor aanvang. Daarna betaal je 100%. Nooit leuk, maar wel noodzakelijk. Onthoud, we gaan liever voor je aan de slag!

En dan betalen...

We sturen je een factuur die uiterlijk 7 dagen voor aanvang moet zijn betaald. Soms maken we een uitzondering, zoals voor inhuur of voor consumpties. Dan zorg je ervoor dat de betaling binnen 14 dagen na factuurdatum is gedaan.

Niet (op tijd) betalen, dan...

...worden we chagrijnig. Dan gaan we je eraan herinneren (een keer vergeten is menselijk, kan gebeuren). Betaal je dan nog niet, dan moet je extra betalen voor de moeite die we nu gaan doen om alsnog aan ons geld te komen. We volgen hierbij Wet normering buitengerechtelijke incassokosten en Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

En dan gaan we voor en/of met je aan de slag

We gaan ons best doen om aan je verwachtingen tegemoet te komen. We kunnen hiervoor anderen inhuren die ons hierbij helpen. We gaan er vanuit dat je ons volledig hebt geïnformeerd voordat we beginnen. We houden niet zo van verrassingen.

Maar doen die zich toch voor, dan improviseren we ter plekke en in overleg met je een passende oplossing. Extra kosten kunnen, naar redelijkheid, in rekening worden gebracht. In principe leidt een aanpassing van het aangebodene niet tot korting. Maar de mogelijkheid tot coulance staat altijd open!

Dingen gaan aan onze kant net iets anders...

Dat wordt anders als wij echte fouten maken. We vinden dat een korting dan op zijn plaats is omdat we niet aan je verwachtingen hebben voldaan. Hierbij geldt overmacht (onverwachte files bijvoorbeeld) als verzachtende omstandigheid. Doen we echter helemaal niks voor je, dan krijg je je geld terug.

Weersverwachting: regen

Slecht weer is geen reden om een outdoor workshop af te breken, behalve in het geval van onweer. Dat is in een bos bijvoorbeeld toch echt te gevaarlijk. In dit soort gevallen plannen we een nieuw moment om de workshop alsnog te ervaren. Komen we er samen niet uit, dan volgt restitutie, ofwel krijg je je geld terug (minus de annuleringskosten van derden).

Belangrijk: aansprakelijkheid

We doen ons best om een veilige omgeving aan te bieden. Maar we vinden wel jij en de andere deelnemers voor eigen risico meedoen. Als een van jullie toch schade lijdt, dan zijn de kosten ervan voor jezelf. Tenzij we nalatig zijn geweest of opzettelijk die schade hebben toegebracht. We zijn verzekerd, maar tot een bepaald maximum. Dat keren we maximaal uit via onze verzekeraar.

Schade die jij of een van de andere deelnemers toebrengt aan derden, bijvoorbeeld de locatie, daar ben ze zelf aansprakelijk voor. We verwachten dat jullie je daarvoor hebben verzekerd of dat de werkgever daarvoor instaat.

O ja, als een van jullie onze spelmaterialen of kostuums opzettelijk stuk maakt, dan brengen we je de nieuwwaarde + 25% voor de moeite in rekening.

Larp wapens en veiligheid

Tijdens outdoor workshops worden Larp wapens gebruikt. Jullie krijgen een veiligheidsinstructie. Die moeten jullie altijd opvolgen. Zo niet, dan sluiten we je uit van verdere deelname van de fysieke activiteit (je krijgt geen restitutie). We willen echt geen ongelukken. Tot slot mag je niet meedoen als je onder invloed bent van drugs of als je overmatig alcohol hebt gedronken.

Gedurende de outdoor workshop kun je geraakt worden door een Larp wapen. Mocht je als deelnemer beperkt zijn in je mogelijkheden, dan ben je zelf verantwoordelijk om dit bij ons aan te geven. Je wordt dan omwille van de veiligheid uitgesloten van deelname aan de fysieke activiteit waarbij die Larp-wapens worden gebruikt. We proberen je wel op een andere manier te betrekken bij de ervaring, passief of actief.

Ik ben zwanger...

Proficiat! Maar zwangere vrouwen zijn uitgesloten van deelname aan fysieke activiteiten met Larp-wapens. De overige deelnemers wordt verboden je te raken met Larp wapens. Met deze spelregels kun je toch meedoen met een Larp. Echter, om het risico om geraakt te worden geheel uit te sluiten, dien je af te zien van deelname. Veiligheid gaat hierbij voorop. Je krijgt restitutie van de spelprijs (minimumprijs blijft van toepassing).

Het laatste woord

Wij hebben het laatste woord in   discussies over spelregels, spel en veiligheid tijdens de workshops. Mocht je het er toch steeds niet mee eens zijn, dan blijft er niks anders over dan dat je uit het spel stapt. Jammer, maar wij respecteren je keuze.

Het Nederlands recht zijn de spelregels voor deze spelregels. Als we een scheidsrechter zoeken omdat we het niet eens worden, dan kiezen we een rechter in Utrecht. Maar ondanks het feit dat we het niet eens zijn met elkaar, proberen we er toch samen uit te komen. Wij denken dat niemand het leuk vindt om naar zo’n scheids te moeten gaan (behalve onze advocaten...).

Privacy

We gaan serieus om met je persoonsgegevens. Die gebruiken we vooral om de workshop te organiseren en af te rekenen. En misschien dat we je heel af en toe een promotiemail sturen. Ga naar onze website voor de privacyverklaring.