Algemene Voorwaarden

Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Real life game

Overeenkomst, betalen, wijzigen en annuleren

1. Alle aanbiedingen van de organisatie zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Afbeeldingen, tekeningen en andere gegevens die door de organisatie worden verstrekt omtrent het uiterlijk van de te leveren diensten bedoelen slechts een algemene voorstelling van zaken te geven en zijn voor de organisatie niet bindend.
2. Offertes worden schriftelijk verstrekt en hebben een geldigheidsduur van 14 dagen na dagtekening. Zonder tegenbericht beschouwt de organisatie de offertes na de veertiende dag van dagtekening als geannuleerd.
3. Een overeenkomst komt tot stand als de klant
   • mondeling (ook telefonisch) aan de organisatie heeft laten weten in te gaan op het aanbod;
   • een email stuurt naar de organisatie waarin wordt aangegeven het aanbod te accepteren;
   • de inschrijving voor een real life game via de inschrijfmodule van een website van de organisatie bevestigd.
4. Indien er in de aankondiging sprake is van een maximum aantal deelnemers of soort deelnemers (speler of figurant) dan bepaalt bij inschrijving via de inschrijfmodule de datum en tijdstip van betalen het inschrijfmoment. Deelnemers die niet meer worden toegelaten, ontvangen de reeds betaalde bedrag binnen twee werkdagen retour.
5. Degene die namens of ten behoeve van de groep of de overeenkomst aan gaat (de klant), is hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit deze overeenkomst voortvloeien.
6. De in het aanbod genoemde prijs zijn alle in het aanbod omschreven zaken inbegrepen, tenzij anders vermeld. Prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.
7. De betaling van de factuur dient 7 dagen voor aanvang van de real life game te zijn voldaan, tenzij anders is overeengekomen. Als er niet of niet tijdig wordt betaald, wordt de boeking als geannuleerd beschouwd.
8. Consultancy wordt achteraf gefactureerd op basis van werkelijk gemaakte uren, tenzij anders is overeengekomen.
9. Overige facturen, zoals een eindafrekening, voor licentieafdracht of consultancy werkzaamheden, dienen 14 dagen na factuurdatum te zijn voldaan.
10. Indien de betaling niet binnen de gestelde betalingstermijn is voldaan, volgt de organisatie de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten waarbij de vergoeding voor kosten conform Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten worden berekend.
11. De overeenkomst kan door de klant in overleg met de organisatie worden gewijzigd indien en zover dit mogelijk is. Voor een wijziging van de datum van uitvoeren wordt 100 euro aan omboekingskosten in rekening gebracht. Wijzigingen van het aantal deelnemers binnen een marge van 10% van het originele geboekte aantal kan tot uiterlijk een week voor aanvang kosteloos worden aangebracht. Voor vermindering van meer dan 10% worden de annuleringsvoorwaarden van toepassing  op het verschil tussen het uiteindelijk gewenste aantal deelnemers en het geboekte aantal deelnemers, verminderd met de genoemde marge van 10%.
12. Indien een overeenkomst wordt geannuleerd of een wijziging de aard van een annulering heeft, worden de volgende kosten in rekening gebracht, tenzij anders overeengekomen:
    • annulering langer dan 6 weken voor de datum van de real life game 25% van het overeengekomen bedrag;
    • annulering langer dan 3 weken voor de datum van de real life game 50% van het overeengekomen bedrag;
    • annulering langer dan 1 week voor de datum van de real life game 75% van het overeengekomen bedrag;
    • annulering korter dan 1 week voor de datum van de real life game 100% van het overeengekomen bedrag.
13. De originele factuur wordt gecrediteerd. De kosten van annuleren worden betaald op basis van een nieuwe factuur.

Uitvoering door de organisatie

1. De organisatie zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap
2. Indien en voor zover een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, heeft de organisatie het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.
3. De klant draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan de organisatie aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de klant redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan de organisatie worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan de organisatie zijn verstrekt, heeft de organisatie het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten aan de klant in rekening te brengen.
4. De organisatie behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in de real life game, indien hiertoe gegronde redenen bestaan of indien zich weersomstandigheden voordoen waardoor activiteiten niet verantwoord zijn of bij wijzigingen door autoriteit.
5. Indien door omstandigheden, waaronder het niet halen van het minimum aantal benodigde inschrijvingen van een real life game met open inschrijving, door de organisatie wordt besloten, dat de real life game niet zal doorgaan of dat daarin wijzigingen worden aangebracht, verplicht de organisatie zich tot onmiddellijk kennisgeving aan de klant.
6. Bij niet doorgaan van de real life game verplicht de organisatie zich tot onmiddellijk terugbetaling van de reeds betaalde bedrag.

Aansprakelijkheid

1. De organisatie aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de door de klant reeds gemaakte kosten als premies voor verzekeringen, indien de real life game niet kan doorgaan.
2. Deelname geschiedt voor eigen risico. De organisatie is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de deelnemer mocht lijden als gevolg van de deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van aan de organisator toe te rekenen opzet of grove nalatigheid. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals alle mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel of overlijden.
3. Indien aansprakelijkheid door de organisatie voor schade van de deelnemer moet worden aangenomen, blijft de verplichting van de organisatie tot vergoeding van die schade beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de organisator ter zake van de schade uitkeert.
4. De deelnemer vrijwaart de organisatie voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan de deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot de real life game. De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
5. In het geval dat tijdens het evenement Larp wapens worden gebruikt, verklaren de deelnemers zich bekend met het feit dat deelname een goede gezondheid in fysieke zin vereist, en verklaart dat zij aan deze eis voldoen.
6. Indien spelmaterialen en kostuums onherstelbaar beschadigd raken als gevolg van ondeugdelijk gebruik of het niet opvolgen van de instructies van de organisatie door de deelnemer, dan worden de nieuwwaarde, verzendkosten en 15% administratiekosten in rekening gebracht van de klant.

Auteursrecht, portretrecht en naburige rechten

1. Het auteursrecht van speldocumentatie en het scenario berust bij de organisatie of zijn in licentie genomen door de organisatie. Het is niet toegestaan zonder toestemming van de organisatie of rechthebbende deze materialen te vermenigvuldigen.
2. Deelnemers verlenen bij voorbaat toestemming aan de organisatie voor openbaarmaking van tijdens of rond de real life game gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de deelnemer zichtbaar is. Het materiaal kan worden gebruikt door de organisatie voor promotiedoeleinden. De organisatie verstrekt alleen materiaal aan derden met toestemming van degene die zijn afgebeeld.
3. De deelnemers dragen bij voorbaat hun naburige rechten van hun optreden tijdens het spel over aan de organisatie indien er van de real life game opnamen worden gemaakt.

Verantwoordelijkheden deelnemers tijdens het evenement

1. Deelnemers dienen de instructies, waaronder veiligheidsinstructies, op te volgen van de organisatie. Niet opvolgen van instructies kan tot uitsluiting van de real life game leiden. Uitzondering op deze regel zijn instructies die onderdeel zijn van het spel en de spelwereld.
2. Deelnemers weten waar en wanneer het spel plaatsvindt door zich bekend te maken met de grenzen van het spel wat betreft locatie en tijden zoals is aangegeven door de organisatie. Indien het niet duidelijk is wanneer instructies van de organisatie binnen of buiten het spel horen, hebben de deelnemers zelf de verantwoordelijkheid om verduidelijking te vragen aan de organisatie.
3. Van de deelnemers wordt verwacht dat zij geen schade toebrengt aan eigendommen van de organisatie en van anderen en geen afval achterlaten.
4. Deelnemers zijn er zich van bewust dat ze gedurende de real life game geraakt kunnen worden door een Larp wapen. Indien dergelijke Larp wapens in het spel aanwezig zijn, wordt dit expliciet in de beschrijving van de real life game vermeld.
5. Het is deelnemers niet toegestaan tijdens de real life game onder invloed te zijn van drugs of overmatig alcoholgebruik. Roken mag alleen op de organisatie aangegeven plaatsen.
6. Deelnemers zorgen er samen voor dat het spel in veiligheid kan plaatsvinden. Er wordt respectvol met elkaar omgegaan, persoonlijke grenzen worden gerespecteerd en er worden geen acties uitgevoerd die mogelijk de goede naam en reputatie van real life gaming schaden. Bij twijfel over het in te zetten spel overlegt de deelnemer met de organisatie.
7. De deelnemers streven naar continuïteit van het spel.Spel gaat voor niet-spel. De deelnemer hanteert discretie bij acties die niet bij het spel horen, zoals mobiel telefoongebruik en discussies met de organisatie.
8. Het is de deelnemers te allen tijde toegestaan de tegenspeler(s) via het codewoord ‘Brake’ duidelijk te maken niet gediend te zijn van het op dat moment aangeboden spel (de ‘noodrem’). De tegenspeler(s) heeft de plicht het spel met de deelnemer te de-escaleren of af te breken.
9. Het is de deelnemers te allen tijde toegestaan uit het spel te stappen (de ‘nooduitgang’). Hierbij streeft de betreffende deelnemer naar continuïteit van spel voor de andere deelnemers. De deelnemer treedt altijd in overleg met de organisatie over het vervolg van de deelname aan de real life game. Op deze wijze voortijdig het spel verlaten, geeft geen recht op restitutie van het betaalde of verschuldigde bedrag.
10. Het doen van spelaanbiedingen en het voorleggen van interessante keuzes is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van deelnemers en organisatie.
11. In discussies over de spelwereld, spelregels en spel heeft de organisatie het laatste woord. Het besluit wordt als een instructie van de organisatie gezien.

Toepasselijk recht en geschillen

1. Op elke overeenkomst tussen de organisatie en de klant is Nederlands recht van toepassing.
2. De rechter in de Utrecht is bij uitsluiting bevoegd van geschillen kennis te nemen, tenzij de kantonrechter bevoegd is. Niettemin heeft de organisatie het recht het geschil voor te leggen aan de volgens de wet bevoegde rechter.
3. Partijen zullen eerst een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten.